W swojej pracy zawodowej zauważyłem, że znaczna część przedsiębiorców, prowadzących samodzielnie działalność gospodarczą, w celu zwiększenia swojego potencjału oraz zaistnienia na szerszym rynku, wyraża chęć przekształcenia formy prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę handlową. Nie wiedzą jednak czy mogą przekształcić działalność w spółkę osobową czy kapitałową. W związku z tym, w ramach pierwszego artykułu, przedstawię problematykę przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej w spółkę handlową.

Wpierw należy zadać sobie podstawowe pytanie: czy można w ogóle przekształcić jednoosobową działalność w spółkę handlową ?

Ustawodawca przewidział taką możliwość. Zgodnie z art. 13a ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2004 r., Nr 173, poz. 1808 ze zm.) (dalej jako „usdg”) przedsiębiorca będący osobą fizyczną, wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą, może być przekształcony w spółkę kapitałową na zasadach określonych w przepisach ustawy z dnia 15 września 2000 r. – Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030, z późn. zm.). Podobne uregulowanie zamieścił ustawodawca w art. 551 § 5 ustawy z dnia 15 września 2000 roku Kodeks spółek handlowych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1030, z późn. zm.) (dalej jako „ksh”), zgodnie z którym przedsiębiorca będący osobą fizyczną wykonującą we własnym imieniu działalność gospodarczą w rozumieniu ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej (Dz. U. z 2013 r., poz. 672, 675 i 983) – (przedsiębiorca przekształcany) może przekształcić formę prowadzonej działalności w jednoosobową spółkę kapitałową (spółkę przekształconą) (przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową).

Z powyższych przepisów wynika zatem, że przedsiębiorca, będący osobą fizyczną ma możliwość przekształcenia formy prowadzonej przez niego działalności jedynie
w jednoosobową spółkę kapitałową tj.:

1. jednoosobową spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością lub
2. jednoosobową spółkę akcyjną.

Zgodnie z art. 4 § 1 pkt 3 ksh w jednoosobowej spółce kapitałowej tylko jedna osoba posiada wszystkie udziały lub akcje w spółce (zatem jest jedynym udziałowcem lub akcjonariuszem w spółce).

Wymogi.

Jeżeli przedsiębiorca prowadzący samodzielnie działalność gospodarczą zdecyduje się na przekształcenie formy działalności w jedną ze spółek kapitałowych, będzie musiał wykonać następujące czynności:

1. sporządzić plan przekształcenia wraz z załącznikami oraz opinią biegłego rewidenta,
2. złożyć oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy,
3. powołać członków organów spółki przekształconej,
4. zawrzeć umowę spółki lub podpisać statut spółki przekształconej,
5. dokonać w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.        

Ad. 1 sporządzenie planu przekształcenia wraz z załącznikami oraz opinia biegłego rewidenta.

Plan przekształcenia musi być sporządzony w formie aktu notarialnego. Należy mieć na względnie fakt, iż forma ta jest zastrzeżona pod rygorem nieważności. Niezachowanie formy aktu notarialnego (np. sporządzenie planu przekształcenia w zwykłej formie pisemnej) będzie skutkować tym, że plan przekształcenia nie będzie ważny, a co za tym idzie – nie będzie można dokonać przekształcenia.

Plan powinien zawierać co najmniej ustalenie wartości bilansowej majątku przedsiębiorcy przekształcanego na określony dzień w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy. Jednakże to nie wszystko. Dodatkowo, do planu przekształcenia należy również dołączyć (co jest warunkiem koniecznym):

1. projekt oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy,
2. projekt aktu założycielskiego (statutu) tj. umowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub statutu w przypadku przekształcenia w spółkę akcyjną, 
3. wycenę składników majątku (aktywów i pasywów) przedsiębiorcy przekształcanego,
4. sprawozdanie finansowe sporządzone w dla celów przekształcenia na dzień
   w miesiącu poprzedzającym sporządzenie planu przekształcenia przedsiębiorcy.

Tak sporządzony plan przekształcenia należy podać badaniu przez biegłego rewidenta w zakresie poprawności i rzetelności. Co więcej, na żądanie biegłego rewidenta przedsiębiorca przekształcany obowiązany jest przedłożyć dodatkowe wyjaśnienia i dokumenty (rewident zazwyczaj precyzuje czego potrzebuje, aby prawidłowo wykonać swoje obowiązki).

Utrudnieniem jest konieczność wystąpienia przez przedsiębiorcę z wnioskiem do sądu rejestrowego według siedziby przedsiębiorcy przekształcanego (jeżeli przedsiębiorca ma siedzibę w Gdańsku to właściwy będzie sąd rejestrowy w Gdańsku) o wyznaczenie biegłego rewidenta (art. 584⁸ § 2 ksh). Oznacza to, że przedsiębiorca nie może poddać planu przekształcenia jakiemukolwiek biegłemu rewidentowi – musi to być biegły wyznaczony przez sąd w drodze postanowienia.

Ad. 2 oświadczenie o przekształceniu przedsiębiorcy.

            Kolejną czynnością konieczną do przekształcenia formy działalności gospodarczej jest złożenie oświadczenia o przekształceniu przedsiębiorcy.

            Oświadczenie winno być sporządzone w formie aktu notarialnego (warunek konieczny) oraz określać co najmniej:

1. typ spółki, w jaki zostaje przekształcony przedsiębiorca (tj. spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna);
2. wysokość kapitału zakładowego;
3. zakres praw przyznanych osobiście przedsiębiorcy przekształcanemu jako wspólnikowi albo akcjonariuszowi spółki przekształconej, jeżeli przyznanie takich praw jest przewidziane;
4. nazwiska i imiona członków zarządu spółki przekształconej.

Odnośnie kapitału zakładowego – w ksh jest szczegółowo wskazane, ile powinien wynosić minimalnie kapitał zakładowy dla poszczególnych spółek kapitałowych. Zgodnie z art. 154 ksh kapitał zakładowy dla spółki z ograniczoną odpowiedzialnością winien wynosić 5.000,00 zł (pięć tysięcy złotych) (niezależnie od tego czy jest to jednoosobowa spółka czy też nie). Natomiast w przypadku spółki akcyjnej to kapitał zakładowy wynosi 100.000,00 zł (sto tysięcy złotych) (art. 308 § 2 ksh).

Tutaj jeszcze wyjaśniam, iż jedyny wspólnik lub akcjonariusz nie musi być członkiem zarządu – może to być każda osoba fizyczna (zazwyczaj zaufana, jak członek rodziny), która zostanie powołana oraz wyrazi zgodę do pełnienia funkcji członka zarządu.

Ad. 3 i 4 powołanie członków organów spółki przekształcanej oraz zawarcie umowy albo podpisanie statutu spółki przekształcanej.

Przed powołaniem członków organów spółki przekształconej wymagane jest wpierw zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub statutu spółki akcyjnej. Zarówno umowa jak i statut muszą mieć formę aktu notarialnego. O tym, co powinna zawierać umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub statut spółki akcyjnej oraz jakie muszą być spełnione warunki, będę omawiać w kolejnych artykułach.

Tak jak wspomniałem o tym wcześniej, członkami organów spółki przekształcanej mogą być osoby trzecie, które zostały w drodze uchwały powołane do pełnienia tej funkcji. Struktura organów spółki z ograniczoną odpowiedzialnością składa się obowiązkowo z jedno lub wieloosobowego zarządu (zatem zarząd zawsze musi być). Fakultatywnie może zostać powołana również rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Natomiast w wypadku spółki akcyjnej organami są obowiązkowo zarząd oraz rada nadzorcza.

Zazwyczaj członków organu powołuje się w po zawarciu umowy spółki lub statutu, gdzie jedyny akcjonariusz lub udziałowiec zwołuje Zgromadzenie Wspólników (przy spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub Walne Zgromadzenie Wspólników (przy spółce akcyjnej).

Zgodnie z art. 156 ksh i art. 303 § 1 ksh w spółce jednoosobowej jedyny wspólnik wykonuje wszystkie uprawnienia przysługujące Zgromadzeniu Wspólników lub Walnego Zgromadzenia Wspólników.

Ad. 5. Dokonać w rejestrze wpisu spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Po wykonaniu czynności oraz skompletowaniu dokumentów, o których mowa w pkt 1 – 4, należy złożyć wniosek o wpis spółki przekształconej i wykreślenia przedsiębiorcy przekształcanego z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. O wpis wnoszą wszyscy członkowie zarządu spółki przekształconej (tj. wszyscy członkowie zarządu podpisują wniosek o wpis). Do wniosku o wpis, zarząd powinien również przedłożyć dodatkowy wniosek – o dokonaniu ogłoszenia o przekształceniu przedsiębiorcy (art. 584¹¹ ksh).

Wpis do Rejestru Przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego jest czynnością kończącą procedurę transformacji. Zgodnie z art. 584¹ § 1 ksh przedsiębiorca przekształcany staje się spółką przekształconą z chwilą wpisu do rejestru (dzień przekształcenia).

Następnie, postanowienie o wpisie do Krajowego Rejestru Sądowego jest przesyłane przez sąd rejestrowy do organu ewidencyjnego, który obowiązany jest z urzędu wykreślić przekształconego  przedsiębiorcę jednoosobowego z ewidencji, o czym stanowi art. 34 ust. 1 pkt 1a usdg, jak również art. 584¹ § 1 zd. 1  i  § 2 ksh.

Firma.

Konieczne jest oddzielne omówienie zmiany firmy. Wpierw wyjaśnię ogólnie, czym jest firma. Będę posiłkował się przepisami ustawy 23 kwietnia 1964 roku Kodeks cywilny (jednolity tekst: Dz. U. z 2016 roku, poz. 380) (dalej jako „kc”).

Zgodnie z art. 43² § 1 kc przedsiębiorca działa pod firmą. Niezależnie zatem od tego, czy przedsiębiorcą jest osoba fizyczna czy prawna – zawsze działa pod firmą. W przypadku przedsiębiorcy będącego osobą fizyczną, firmą jest jego imię i nazwisko (art. 43⁴ kc), przykładowo: Elektryka Jan Iksiński.

Natomiast w przypadku osoby prawnej, jej firmą jest jej nazwa, przy czym powinna zawierać również określenie formy prawnej, które może być podane w skrócie (przykładowo: PPHU Atomex Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością).

W przypadku przekształcenia przedsiębiorcy, do firmy należy dopisać część identyfikującą formę prawne spółki przekształconej. Przykładowo: przedsiębiorca, który działał przed przekształceniem pod firmą „PPHU Atomex Jan Iksiński”, po przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, firma ulegnie zmianie na „PPHU Atomex Jan Iksiński Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością”. Należy nadmienić, że firmę spółki określa się już w treści umowy lub statutu spółki.

Odmienna sytuacja będzie zachodzić, jeżeli przedsiębiorca przekształcany będzie chciał zmienić dotychczasową firmę. Zgodnie z art. 584³ ksh, w takiej sytuacji spółka przekształcona ma obowiązek podawania w nawiasie danej firmy, obok nowej firmy z dodaniem wyrazu „dawniej” – przez okres co najmniej roku od dnia przekształcenia. Jeżeli zatem przedsiębiorca działał pod firmą „PPHU Atomex Jan Iksiński”, będzie chciał, aby po przekształceniu w spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, przekształcona spółka działała pod firmą „PPHU Durimex Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością, to po przekształceniu, przez okres jednego roku, spółka będzie musiała działać pod następującą firmą: „PPHU Durimex Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością (dawniej PPHU Atomex Jan Iksiński)”.

Skutki przekształcenia.

W wyniku przekształcenia, spółce przekształconej przysługują wszystkie prawa i obowiązki przedsiębiorcy przekształcanego (art. 584² § 1 ksh). Spółka przekształcona pozostaje podmiotem w szczególności (katalog otwarty): zezwoleń, koncesji oraz ulg, które zostały przyznane przedsiębiorcy przed jego przekształceniem, chyba że ustawa lub decyzja o udzieleniu zezwolenia, koncesji albo ulgi stanowi inaczej.

Co więcej, osoba fizyczna będąca przedsiębiorcą przekształcanym staje się z dniem przekształcenia wspólnikiem lub akcjonariuszem spółki przekształconej (w zależności od tego czy będzie to spółka z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółka akcyjna).

Niezależnie od tego, przekształcenie wywołuje również szereg skutków prawnych w sferze podatkowej, co zostanie z czasem również poruszone.